باتوجه‌به رشد روزافزون تعداد شرکت‌ها، کارخانه‌ها و ادارات و همچنین رقابت بر سر تصاحب سهم بیشتری از بازارها، جلسات متعددی برای هماهنگی و تعیین خط‌مشی کاری تعیین و برگزار می‌شوند. از همین رو حجم زیاد کاری و مدیریت این جلسات رفته‌رفته سخت و دشوار می‌شوند؛ به همین دلیل استفاده از نرم‌افزار مدیریت جلسات برای نظم‌دهی و مدیریت هر چه‌بهتر این جلسات رفته‌رفته جایگاه ویژه‌ای در بین مدیران پیدا می‌کنند.

نرم‌افزار مدیریت جلسات

در دنیای امروزه ما اطلاعات و آمارها حرف اول را در زندگی و رقابت‌ها می‌زنند، اما مدیریت و آنالیز این داده‌های آماری در حجم انبوه گاهی سخت و طاقت‌فرسا می‌شوند، به خصوص زمانی که نیاز به آنالیز و طبقه‌بندی سریع داده‌ها داشته باشیم. طبیعی است که اگر نتوانیم داده‌ها را به‌درستی شناسایی کنیم و یا نتوانیم حجم داده‌ها و اسناد را در سریع‌ترین زمان ممکن آنالیز و ارائه دهیم با مشکلات عدیده‌ای مانند بی‌نظمی و عدم بازدهی روبه‌رو خواهیم شد.

امروزه باتوجه‌به حجم رقابت‌ها، تعداد جلسات، مطالب ارائه شده در جلسات و همچنین افراد زیاد حاضر در جلسات، مدیریت و سازماندهی‌ این آمارها، اطلاعات و نظم افراد با مشکل اساسی روبرو شده‌اند. به همین دلیل امروزه نرم‌افزار مدیریت وظایف و فعالیت‌ها جایگاه ویژه‌ای در بحث مدیریت را به خود اختصاص داده‌اند. بر همین اساس اکثر نرم‌افزار مدیریت کارها باتوجه‌به نیاز روز و نوع فعالیت‌ها دارای ویژگی‌های خاص خود هستند که می‌توانند ما را برای نیل به اهداف خود یاری کنند.

امروزه مدیریت جلسات به‌صورت کلاسیک ساده و آسان نیست

ویژگی‌های نرم‌افزارهای مدیریت جلسات

به طور معمول مدیریت جلسات مربوط به برگزاری و مدیریت خود جلسات نشده بلکه مدیریت صحیح به‌صورت قبل، حین و بعد از جلسات تقسیم می‌شوند. به همین دلیل بهترین نرم‌افزار مدیریت کارها باید دارای چنین شاخصه مهم باشند تا بتوانند بخش بزرگی از کارها را به‌درستی مدیریت کرد.

1.     فراخوان و دعوت

اولین بخش دررابطه‌با نرم‌افزار مدیریت وظایف و فعالیت‌ها بحث دعوت از شرکت‌کنندگان به جلسات است. مسلماً دعوت از تمامی اعضای هیئت‌مدیره یا افراد یک شرکت به‌صورت انفرادی کار هزینه بر و وقت‌گیری است. به همین جهت یکی از مشخصات خوبی که می‌توان برای نرم‌افزار مدیریت جلسات در نظر داشت بحث مدیریت انبوه دعوت از مهمانان جلسات است. به‌طورکلی این برنامه‌ها دارای قابلیت‌های ذیل در این امر هستند:

·        دعوت به‌صورت پیامکی

·        دعوت به‌صورت ارسال ایمیل

·        اطلاع‌رسانی از آخرین تغییرات برگزاری تشکیل جلسات

2.     ساختاربندی خوب برنامه

یکی از دلایل موفقیت، برنامه‌ریزی بلندمدت و مدیریت آسان این برنامه‌ریزی است. از همین رو یکی از ویژگی‌های مفیدی که باید نرم‌افزار مدیریت جلسات دارا باشد، تعیین و رزرو جلسات و برنامه‌ها به‌صورت هفتگی و ماهانه است تا بتوان با یک دید کوتاه و بلندمدت جلسات خود را به نحوه احسنت مدیریت کرد. همچنین این عمل سبب می‌شود تا با آنالیز این جلسات به روند کلی برنامه‌ها آگاه شد.

3.     فیلترها

تعیین جلسات، برگزاری زمانی و تعیین افراد شرکت‌کننده در جلسات کار سخت و طاقت‌فرسایی محسوب می‌شود. به همین دلیل، فیلترها و گروه‌بندی تمامی این موارد سبب می‌شود تا مدیریت این بخش‌ها آسان شوند. بر همین اساس یکی از ویژگی اصلی اکثر نرم‌افزار مدیریت جلسات دارا بودن این فیلترها برای مدیریت هر چه‌بهتر جلسات است.

فیلترکردن جلسات، داده‌ها و افراد یکی از قابلیت نرم‌افزار مدیریت جلسات است

4.     مدیریت و حفاظت از اسناد

طبقه‌بندی، ارسال و مشاهده مدارک و اسناد برای افراد حاضر در جلسه یکی از مهم‌ترین بخش‌های مدیریت جلسات محسوب می‌شود که همین امر می‌تواند سبب شود تا جلسات به‌صورت هدفمند و سریع‌تر برگزار شوند. اما یکی از نکات کلیدی که باید در استفاده از نرم‌افزار مدیریت جلسات توجه شود بحث امنیت از مدارک و اسناد است، به طوری که قابلیت ضد سرقت اطلاعات و همچنین عدم دسترسی به بعضی از اعضای شرکت را برای مدیر جلسه فراهم کند.

5.     مدیریت جلسات

 یکی از بخش‌های مهم مدیریت جلسات مبحث صورت‌جلسه و دستور کار است. از همین رو یکی از ویژگی‌های نرم‌افزار مدیریت جلسات توانایی ایجاد دستور کار و ارائه آن به افراد حاضر در جلسات و در نهایت تهیه صورت‌جلسه و تأیید آن است.

همچنین یکی دیگر از مباحث مهمی که این نرم‌افزارها می‌توانند در اختیار مدیران جلسه قرار دهند، ایجاد تایمر و ایجاد صورت حضوروغیاب اعضاست که سبب می‌شود تا بتوان میزان پیشرفت یک جلسه را نسبت به جلسات گذشته سنجید و مقایسه کرد.

6.     ارتباط آنلاین

باتوجه‌به گستردگی پاندمی کرونا و همچنین گستردگی بازارها و ارتباطات یکی از ابزارهای مهم و ضروری نرم‌افزار مدیریت جلسات ارتباطات صوتی و تصویری است، به طوری که بتوان با سرعت قابل قبولی از تعداد زیادی از افراد میزبانی کرد و داده‌ها و اسناد را با افراد مختلف به اشتراک گذاشت. همچنین این جلسات باید از امنیت نرم‌افزاری خوبی نیز برخوردار باشند. یکی از دیگر ویژگی‌های این بخش، تهیه نسخه ضبط شده جلسات برای ثبت و به اشتراک‌گذاری آن‌ها با اعضای حاضر در جلسه است.

مدیریت صوتی و تصویری و حفاظت از این داده‌ها یکی از دلایل موفقیت این نرم‌افزارها است

7.     دسترسی به آمارها

یکی از ویژگی‌های جدیدی که به نرم‌افزار مدیریت جلسات اضافه شده، مدیریت و دسترسی به آمارهای جلسات به‌صورت آنلاین است. بدین طریق می‌توان به‌سادگی از کیفیت و روند جلسات آگاهی پیدا کرد که این گزینه سبب می‌شود تا نقاط ضعف و قوت مدیریت شناسایی شوند.

8.     محیط ساده و کاربردی

یکی از ویژگی‌های مهم نرم‌افزار مدیریت جلسات که باید به آن توجه خاصی داشت، محیط ساده و کاربردی است. این ویژگی سبب می‌شود تا با کمترین دانش، بهترین کارکرد را از نرم‌افزار دریافت کنیم.

9.     پشتیبانی از افراد زیاد

گاهی پیش می‌آید که نیاز به جلسات پر کاربر داشته باشیم. به همین جهت تعداد کاربرانی که نرم‌افزارها می‌توانند پشتیبانی کنند یکی از نکات مهمی است که سبب می‌شود تا این برنامه بر اساس این مورد تقسیم‌بندی شوند.

بررسی و ارائه سریع آمار داده‌های جلسات یکی از کاربردهای نرم‌افزارهای مدیریت جلسات محسوب می‌شود

10.                        پشتیبانی از سیستم‌عامل

دسترسی آسان و سریع به نرم‌افزار مدیریت جلسات یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت این برنامه‌ها لحاظ می‌شود. بر همین اساس بهترین نرم‌افزار باید دارای راه‌های مختلف دسترسی مانند آپ گوشی، صفحه وب و حالت دسکتاپی باشد.

نتیجه‌گیری

باتوجه‌به حجم اطلاعات و جلسات متعدد، تهیه اسناد و مدیریت جلسات دچار چالش‌های خاص شده است. به همین دلیل برای رفع این مشکلات از نرم‌افزار مدیریت جلسات استفاده کرده تا بتوانند نتیجه بهتری را کسب کنند.